Hoe voeg ik een bestand toe?

Belangrijke informatie
- Lukt het je niet om onderstaande stappen uit te voeren? Wellicht heb je niet de juiste rol of gebruikerstype. Neem contact op met de Applicatiebeheerder van jouw organisatie of klik hier om meer over rollen & gebruikerstypes te lezen zijn. 
- Voordat je bestanden kunt toevoegen, moeten de bestandscategorieën zijn aangemaakt. 

Door bestanden onder te brengen in Leviy hebben alle gebruikers op elk moment en elke locatie de benodigde bestanden bij de hand. In dit artikel maken we onderscheid tussen het toevoegen van een nieuw bestand en het toevoegen van een nieuwe versie van een bestand. 

Voor beide begint het met de onderstaande stap:

1. Navigeer naar Bestanden via het Hoofdmenu

Klik hieronder op het onderwerp wat voor jou van toepassing is:

• Bestand toevoegen
• Nieuwe versie toevoegen

Bestand toevoegen

Om een bestand toe te voegen, volg je stap 1 die bovenaan dit artikel staat vermeld.

Daarna volg je de onderstaande stappen:

2. Klik op de categorie waar je het bestand aan wilt toevoegen

3. Klik rechtsboven op Toevoegenom een nieuw bestand toe te voegen

4. Voeg de benodigde informatie van het bestand toe

a. Selecteer bestand

- Klik op Bladeren of sleep een bestand naar het venster

- Kies het bestand dat je toe wilt voegen

- Klik op Volgende

b. Eigenschappen 

- Voer bij Titel de titel van het bestand in

- Voer indien wenselijk bij Omschrijving een uitgebreidere omschrijving toe aan het bestand

- Klik op Volgende

c. Koppelingen

- Koppel het bestand aan gewenste entiteiten (klanten, objecten of unit categorieën)
- Klik op Opslaan om het bestand toe te voegen

Tip
Bij het toevoegen van een nieuw bestand wordt de bestandstitel automatisch overgenomen. Indien je een bestand toch een andere titel wilt geven kan deze uiteraard bewerkt worden.

Let op
- Per bestandscategorie is ingesteld welke gebruikerstype(s) de bestanden van de categorie mogen bekijken of beheren. 
- De bestandstypes die ondersteund worden zijn: txt, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, png, gif, jpg, jpeg, mp4. Waarbij pdf, png, gif, jpg, jpeg en mp4 ondersteund worden in de reader.
- Indien je bij het koppelen erachter komt dat één van de entiteiten (klanten, objecten of unit categorieën) ontbreekt, kun je dit aanpassen bij de instellingen van de categorie. 

Nieuwe versie toevoegen

Bestanden kunnen om allerlei redenen verouderen, waardoor er regelmatig een nieuwe versie van een bestand toegevoegd moet worden. Om ervoor te zorgen dat er niet een overvloed aan oude bestanden in Leviy blijven staan, vangen wij dit af met slim versiebeheer. Als een nieuwe versie wordt toegevoegd, zal deze de oude versie vervangen, zodat de gebruikers altijd over de nieuwste versie beschikken.

Om een nieuwe versie van een bestand toe te voegen, volg je stap 1 die bovenaan dit artikel staat vermeld.

Daarna volg je onderstaande stappen:

2. Klik op de categorie waarin het bestand zicht bevindt en klik op het bestand 

3. Klik rechtsboven op Toevoegenom een nieuwe versie toe te voegen

4. Het scherm voor het toevoegen van een nieuwe versie wordt zichtbaar

a. Klik op Bladeren of sleep een bestand naar het venster

b. Klik op Opslaan om de nieuwe versie toe te voegen

- De oude versie wordt opgeslagen onder de tab 'versies' op de overzichtspagina van het bestand

- Het nieuwe bestand krijgt automatisch een versie nummer

Tip
Bij het toevoegen van een nieuw bestand wordt de bestandstitel automatisch overgenomen. Indien je een bestand toch een andere titel wilt geven kan deze uiteraard bewerkt worden.