Wie füge ich eine neue Datei hinzu?

Wichtige Informationen
Können Sie die folgenden Schritte nicht durchzuführen? Vielleicht haben Sie nicht die richtige Rolle oder den richtigen Benutzertyp. Bitte wenden Sie sich an den Administrator Ihrer Organisation oder klicken Sie hier, um mehr über Rollen & Benutzertypen zu erfahren.
Bevor Sie Dateien hinzufügen können, müssen die Dateikategorien erstellt werden.

Wenn Sie Dateien in Leviy ablegen, haben alle Benutzer die erforderlichen Dateien jederzeit und an jedem Ort zur Hand. In diesem Artikel unterscheiden wir zwischen dem Hinzufügen einer neuen Datei und dem Hinzufügen einer neuen Version einer Datei. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

Für beide Varianten beginnt es mit dem folgenden Schritt:

1. Navigieren Sie über das Hauptmenü zu Dateien

Klicken Sie unten auf das für Sie zutreffende Thema:

• Datei hinzufügen
• Neue Version einer Datei hinzufügen

Datei hinzufügen

Um eine Datei hinzuzufügen, folgen Sie Schritt 1, der oben in diesem Artikel aufgeführt ist.

Danach geht es mit folgenden Schritten weiter:

2. Klicken Sie auf die Dateikategorie, für die Sie die Datei hinzufügen möchten

3. Klicken Sie auf Hinzufügen oben rechts, um eine Datei hinzuzufügen 

4. Geben Sie die erforderlichen Informationen ein

a. Datei auswählen

- Klicken Sie auf Browsen oder ziehen Sie eine Datei in das Fenster

- Wählen Sie die Datei, die Sie hinzufügen möchten

- Klicken Sie auf Weiter

b. Merkmale

- Fügen Sie unter Titel einen Namen hinzu

- Falls gewünscht, geben Sie eine detailliertere Beschreibung in der Datei unter Beschreibung

- Klicken Sie auf Weiter

c. Verknüpfungen

- Verknüpfen Sie die Datei mit den gewünschten Entitäten (Kunden/Objekte/Einheitskategorien)
- Klicken sie Speicher, um die Datei hinzuzufügen

Tipp
Beim Hinzufügen einer neuen Datei wird der Dateititel automatisch übernommen. Wenn Sie die Datei umbenennen möchten, können Sie den Titel während des Hochladens oder nachträglich bearbeiten.

Achtung
- Für jede Dateikategorie wird festgelegt, welche(r) Benutzertyp(en) die Dateien der Kategorie anzeigen oder verwalten dürfen.
- Die unterstützten Dateitypen sind: txt, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, png, gif, jpg, jpeg, mp4.
Pdf, png, gif, jpg, jpeg and mp4 werden im Reader unterstützt.
- Wenn Sie feststellen, dass eine der Entitäten (Kunden/Objekte/Einheitenkategorien) fehlt, können Sie dies in den Einstellungen der Kategorien anpassen. 

Neue Version einer Datei hinzufügen

Dateien können aus vielen Gründen veraltet sein, was dazu führt, dass regelmäßig eine neue Version hinzugefügt werden muss. Um sicherzustellen, dass nicht eine Fülle von alten Dateien in Leviy verbleibt, bieten wir einen intelligenten Versionsverlauf an. Wenn eine neue Version hinzugefügt wird, ersetzt sie die alte Version, so dass die Benutzer immer über die neueste Version verfügen.

Um eine neue Version einer Datei hinzuzufügen, folgen Sie Schritt 1, der oben in diesem Artikel aufgeführt ist.

Danach geht es mit folgenden Schritten weiter:

2. Klicken Sie auf die Dateikategorie, in der sich die Datei befindet, und klicken Sie auf die Datei

3. Klicken Sie auf Hinzufügenoben rechts, um eine neue Version hinzuzufügen

4. Das Fenster zum Hinzufügen einer neuen Version wird angezeigt

a. Klicken Sie auf Browsen oder ziehen Sie eine Datei in das Fenster

b. Klicken Sie Speichern, um die neue Version hinzuzufügen

- Die alte Version wird unter der Registerkarte Versionen auf der Übersichtsseite der Datei gespeichert

- Die neue Datei erhält automatisch eine Versionsnummer

Tipp
Wenn Sie eine neue Datei hinzufügen, wird der Dateititel automatisch übernommen. Wenn Sie die Datei umbenennen möchten, können Sie den Titel während des Hochladens oder nachträglich bearbeiten.