Hoe maak ik Klanten, Objecten en Units aan?

Belangrijke informatie
Lukt het niet om onderstaande stappen uit te voeren? Wellicht heb je dan niet de juiste rol of gebruikerstype. Neem contact op met de Applicatiebeheerder van jouw organisatie of klik hier om meer over rollen & gebruikerstypes te lezen. 

De basis configuratie in Leviy bestaat onder andere uit Klanten, Objecten en Units. Het is belangrijk dat je ze in deze de volgorde toevoegt. Dus eerst maak je de klant aan, vervolgens de objecten. Indien wenselijk, kun je bij een object units toevoegen. Klik hieronder op het onderwerp waar je meer over wilt weten:

• Klant aanmaken
• Object aanmaken
• Unit aanmaken
• Klanten en objecten importeren
• Units importeren

Klant aanmaken

Volg de onderstaande stappen om een klant aan te maken:

1. Navigeer naar Organisatie via het hoofdmenu

2. Ga in het linkermenu naar Klanten

3. Klik rechtsboven op Klant aanmaken

4. Vul de volgende gegevens in:

a. Vul bij Titel de naam van de nieuwe klant in

b. Vul, indien nodig, bij Klantnummer een cijfercode in, bijvoorbeeld het debiteurnummer

c. Klik op Bladeren om, indien nodig, een logo toe te voegen

5. Klik op Aanmaken

De nieuwe klant is toegevoegd aan Leviy. 

Tip
Als je na het aanmaken van de klant naar de pagina van de klant en dan het tabje objecten gaat kan je hier snel en simpel objecten aan de klant toevoegen. 

Object aanmaken

Volg de onderstaande stappen om een object aan te maken:

1. Navigeer naar Organisatie links onderin
2. Ga naar Klanten en klik op de betreffende Klant
3. Selecteer Objecten onder de titel en dan heb je 2 opties om een object aan te maken.

• Optie 1: Vul hier de volgende gegevens in:
  1. Titel van het object wat je wilt maken
  2. De tijdzone (dit zal standaard al op Euorpe / Amsterdam staan)
  3. Vul bij Objectnummer een cijfercode in, bijvoorbeeld het debiteurnummer
  4. Druk op Enter, je hebt een nieuw object aangemaakt onder de betreffende klant.
• Optie 2: Klik eerst op het plus teken rechts bovenin en vul de volgende informatie in
  1. Titel van het object
  2. Object nummer
  3. Het adres van het object
  4. Druk dan op opslaan.

Let op!
Het kan mogelijk even duren voordat het object ook volledig in het dashboard staat.

Unit aanmaken

Volg de onderstaande stappen om een unit aan te maken:

1. Navigeer via de menubalk naar het Object

2. Klik onder de klantnaam op Units 

3. Klik rechtsboven op Toevoegen 

4. Vul de volgende gegevens in

a. Vul bij Titel de naam in van de nieuwe unit

b. Selecteer bij Unit categorie de unit categorie

c. Vul bij Unit nummer het nummer in

d. Koppel bij QR code eventueel een QR code

e. Selecteer het deel of de delen waar de unit zich bevindt

f. Vul de Breedtegraad en/of Lengtegraad in om de unit op de plattegrond te tonen of vanuit de app te navigeren

5. Klik op Opslaan

De nieuwe unit is toegevoegd aan Leviy. 

Om een units toe te voegen dient er ten minste één unit categorie aangemaakt te worden voor dit object.

Klanten en Objecten importeren

Volg de onderstaande stappen om door middel van een import meerdere klanten en objecten in Leviy aan te maken:

1. Klik op Beheer en dan op Importeren

2. Kies bij stap 1 voor Klanten & Objecten

3. Klik bij stap 2 op Template om deze te downloaden.

4. Open de template en vul de volgende gegevens in

a. Kolom A: Vul bij client_title de titel van de klant in

b. Kolom B: Vul bij object_title de titel van het object in

c. Kolom C: Vul bij address_street het adres van het object in

d. Kolom D: Vul bij address_number het/de cijfer(s) van het object in

e. Kolom E: Vul bij address_zipcode de postcode van het object in

f. Kolom F: Vul bij address_city de plaats van het object in

g. Kolom G: Vul bij address_country het land van het object in

h. Kolom H: Vul bij client_number een klant nummer in, bijvoorbeeld het debiteurnummer van de klant

i. Kolom I: Vul object_number een object nummer in, bijvoorbeeld het debiteurnummer van het object

5. Sla de template op met de gewenste naam.

Let op
Pas de dikgedrukte rij in de template NIET aan. Alleen met deze gegevens kan het bestand geïmporteerd worden. 

6. Ga terug naar het Dashboard

7. Upload bij stap 2 het net ingevulde en opgeslagen bestand van de klanten & objecten

8. Klik op Volgende

Het importeren van de klanten & objecten wordt gestart. Na afloop wordt aangegeven hoeveel regels er succesvol geïmporteerd zijn en eventuele overgeslagen regels worden weergegeven.

9. Klik op Doorgaan om de import te voltooien.

Tip
Wanneer de gegevens van een klant of object wijzigen, dan kunnen deze alleen via een import worden overschreven wanneer er een klant- of objectnummer bekend is.

Units importeren

Volg de onderstaande stappen om door middel van een import meerdere units in Leviy aan te maken:

1. Klik op Beheer en dan op Importeren

2. Kies bij stap 1 voor Units

3. Klik bij stap 2 op Template om deze te downloaden

4. Open de template en vul de volgende gegevens in

a. Kolom A: Vul het Object_id in

Dit nummer vind je in het Dashboard bij het betreffende object. Navigeer naar het object en zoek in de URL het ID nummer op, zie onderstaande printscreen.

b. Kolom B: Vul bij number het unit nummer in

c. Kolom C: Vul bij title de titel van de ruimte in, bijvoorbeeld: 'Kantoor Directie', 'Dames Toilet', 'Magazijn' et cetera. 

d. Kolom D: Vul bij unit_category_title de categorie in

e. Kolom E: Vul bij qr_code de combinatie van cijfers en letters in, indien van toepassing

f. Kolom F: Vul bij layout_ de indeling in waarvoor je delen wilt koppelen door na layout_ in de eerste cell de naam 

van de layout in te vullen. Bijvoorbeeld: layout_Verdieping, layout_Taak of layout_Bouwdeel. Vul vervolgens per unit de titel van het deel waar je deze aan wilt koppelen. 

5. Sla de template op met de gewenste naam.
 

Let op
- Pas de dikgedrukte rij in de template NIET aan. Alleen met deze gegevens kan het bestand geïmporteerd worden. 
- In de kolom 'Layout_.. ' wordt de waarde 0 niet verwerkt. Als je een verdieping 0 hebt, noem dit dan bijvoorbeeld BG / Begane grond of voeg verdieping 0 later handmatig toe.

6. Ga terug naar het Dashboard

7. Upload nu bij stap 2 het net ingevulde en opgeslagen bestand

8. Klik op Volgende

Het importeren van de units  wordt gestart. Na afloop wordt aangegeven hoeveel regels er succesvol geïmporteerd zijn en eventuele overgeslagen regels.

9. Klik op Doorgaan om de import te voltooien.

Let op
- Units wijzigen is mogelijk via de import, wanneer het unitnummer gelijk is, zal de Unittitel, Unit Categorie, QR code & Deel worden gewijzigd. Hierbij is het dus van belang dat het unitnummer uniek is.
- Indien de kolom ‘Layout/Indelingen’ is ingevuld, dan wordt het gespecificeerde Deel voor die Indeling bij de unit als nieuwe waarheid overgenomen. Indien er geen Deel is ingevuld, zal het Deel worden verwijderd. De gehele Indelingen kolom verwijderen voorkomt dit.