Aan de slag | Schoonmaak

Gewijzigd op Do, 26 Sep om 4:18 PM

Belangrijke informatie
Lukt het je niet om onderstaande stappen uit te voeren? Wellicht heb je niet de juiste rol of gebruikerstype. Neem contact op met je Applicatiebeheerder van jouw organisatie of klik hier om meer over Rollen & Gebruikerstypes te lezen.

Yes, we mogen een nieuwe klant toevoegen aan Leviy!

Dit stappenplan helpt je om de basis configuratie voor je nieuwe klant in Leviy aan te maken. Ook lees je hoe je kwaliteitscontroles en andere functies inricht; bijvoorbeeld: Meldingen, Bestanden, Schoonmaakstatus, Taken en Werkprogramma's. Volg de onderstaande stappen om je nieuwe klant met Leviy te laten werken.

Inhoudsopgave

1. Basis configuratie

1.1 Klant, object & unit configureren

1.2 Groep aanmaken

1.3 Rollen aanmaken/beheren

2. Aan de slag met Schoonmaak

3. Gebruikers toevoegen

4. Optionele inrichting modules

1. Basis configuratie

1.1 Klant, object & unit configureren

De basis configuratie in Leviy bestaat uit drie niveaus; klanten, objecten en units.

Bij 'Klant' voeg je de klantnaam en eventueel referentienummer toe, bijvoorbeeld TopBank Group
Bij 'Object' voeg je de (verschillende) locatie(s) toe, bijvoorbeeld TopBank Amsterdam & TopBank Den Haag.
De 'Units' zijn niet verplicht, maar worden voor de schoonmaak vaak ingericht als ruimten van de locatie, zoals 'Kantoor 001' en 'Toilet Dames', waarbij de unit categorie het type ruimte is (bureaukamer of sanitair) en het deel de etage of deel van het gebouw is.

In dit artikel lees je hoe je klanten, objecten & units kan toevoegen.

Let op!
Om gebruik te maken van Leviy moeten klant en object altijd worden geconfigureerd.
Gaat het niet om een klant met meerdere locaties, maar om één individuele klant? Dan vul je bij klant en object dezelfde naam in, bijvoorbeeld: Klant = Station Meppel en Object = Station Meppel.

1.2 Groep aanmaken

Met behulp van een 'Groep' kun je in Leviy aangeven welke klanten, objecten & units een gebruiker mag zien. Voor de schoonmaak wordt er gekozen voor twee werkwijzen:

groep op basis van een rayon - Bij deze groep(en) koppel je de betreffende klanten & objecten en alle units van deze objecten.
groep op basis van een locatie - Bij deze groep(en) koppel je de betreffende klant & object en alle units van het object. Dit is voor medewerkers die enkel verantwoordelijk zijn voor deze locatie.

In dit artikel lees je hoe je een groep kunt toevoegen.

1.3 Rollen aanmaken/beheren

De 'Rol' bepaalt welke rechten een gebruiker heeft en daarmee wat de gebruiker in Leviy mag doen.

Zo heeft een schoonmaakmedewerker andere rechten in Leviy, dan bijvoorbeeld de rayonleider. Vaak zijn rollen bij de start met Leviy al ingericht.

Mocht je nieuwe of extra rollen nodig hebben, dan lees je in dit artikel hoe je deze kunt beheren.

2. Aan de slag met Schoonmaak

De basis van de oplossing 'Schoonmaak' is het onderdeel 'Kwaliteit', welke je door de inrichting en uitvoering van een DKS-controle, MKS-controle, RQMS-controle en/of Checklists toepast. Afhankelijk van je wensen die van je klant kies je de geschikte controle(s). Daarnaast maak je bij 'Schoonmaak' vaak gebruik van Formulieren, Schoonmaakstatus, Meldingen, Bestanden, Taakregistratie en Tijdsregistratie. Hieronder vind je alle informatie om ermee aan de slag te gaan.

2.1 DKS-controle

Wil je aan de slag met de 'DKS-controle'? Lees dat in dit artikel hoe je een nieuwe DKS-definitie aanmaakt.
Wil je een bestaande DKS-controle koppelen aan een of meerdere nieuwe objecten? Lees dan in dit artikel hoe je een bestaande DKS-definitie aanpast.

Tip 
Maak een DKS-definitie aan die je voor alle objecten kan inzetten en koppel de definitie aan alle objecten. Mocht je een specifieke DKS-controle per type object willen aanmaken, dan kun je de verschillende objecten per DKS-controle koppelen. Houd hierbij wel rekening dat je bij nieuwe objecten deze altijd handmatig zult moeten toevoegen, aangezien je de keuze maakt welke DKS-definitie van toepassing is.

Werk met een geïmporteerde ruimtestaat, zodat de controle altijd op dezelfde ruimten wordt gelopen. Het is ook mogelijk zonder ruimtestaat een DKS te lopen, houd er dan rekening mee dat de gebruiker zelf de ruimte moet benoemen in de app: 'Toilet Heren' versus 'WC Mannen' versus 'Toilet Mannen'. Met het gebruik van de ruimtestaat bespaar je de gebruiker tijd en kun je betere analyses maken. Lees in dit artikel hoe je een ruimtestaat kunt toevoegen.

2.2 MKS-controle

Is het niet de DKS waar je mee aan de slag gaat, maar de 'MKS-controle'? Lees dan in dit artikel hoe je een nieuwe MKS-definitie aanmaakt en hoe je nieuwe en bestaande objecten koppelt aan je MKS-definitie.

2.3 RQMS-controle

Je hebt de wensen met je klant besproken en je wil gebruik maken van de 'RQMS-controle'? Vraag dan je klantmanager voor meer informatie.

2.4 Checklists

Wil je aan de slag met 'Checklists'? Lees in dit artikel lees je hoe je een nieuwe checklist definitie kunt toevoegen.
Of lees in dit artikel hoe je een bestaande checklist definitie kunt aanpassen en kunt koppelen aan de klant, object & units.

3. Gebruikers toevoegen

De laatste stap voordat je met Leviy aan de slag kan is het toevoegen van de gebruikers. Lees in dit artikel hoe je dat doet.

4. Optionele inrichting modules

Het is gelukt! Je hebt je klant aangemaakt, kwaliteitscontroles voor de schoonmaak ingericht en je medewerkers toegang tot Leviy gegeven. Naast de kwaliteitscontroles voor de schoonmaak heeft Leviy nog andere oplossingen, die je schoonmaakproces helpen verbeteren. Heb je vragen over de volgende modules? Neem dan contact op met je klantmanager!

4.1 Meldingen

Wil je aan de slag met 'Meldingen'? Deze gebruik je om bijvoorbeeld een technisch mankement of een klacht te melden. Lees in dit artikel hoe je de verschillende meldingstypes kunt aanmaken en hoe je deze aan klant, object & units kan koppelen.

Tip
Het is mogelijk om voorkeuzelabels aan meldingstypes toe te voegen, zodat er bijvoorbeeld bij het aanmaken van een technische melding op 'Lamp Kapot' kan worden geklikt. Vraag je klantmanager voor meer informatie.

4.2 Schoonmaakstatus

Met de 'Schoonmaakstatus' kun je de dagelijkse schoonmaak van jouw locatie plannen. De Schoonmaakstatus zal je eerst moeten activeren voor je objecten en bijbehorende units. In dit artikel lees je hoe de module activeert. Verder kunnen er ook labels voor de Schoonmaakstatus worden aangemaakt. Met labels kun je bijvoorbeeld aangeven welk type schoonmaak moet worden uitgevoerd. Lees in dit artikel hoe je labels aan een Schoonmaakstatus kunt toevoegen.

Tip 
Het is mogelijk om een statusvoorstel bij een checklist in te richten. Bij het verzenden van de checklist met geconstateerde aandachtspunten wordt er dan door Leviy voorgesteld om de status van de unit te wijzigen naar 'Vuil' of juist naar 'Afgerond' als er geen aandachtspunten zijn geconstateerd. Vraag je klantmanager dit voor de checklist te activeren.

4.3 Taakregistratie

Wil je taken registreren en plannen? Door de 'Taakregistratie' is het mogelijk om als schoonmaker de uitgevoerde taken te registreren. Verder kun je taken ook voor objecten en bijbehorende units plannen. Voordat je een taak registreert of plant moet je eerst een taakdefinitie aanmaken. Hoe dit doet, lees je in dit artikel.

4.4 Tijdsregistratie

Wil je aan de slag met 'Tijdsregistratie'? De Tijdsregistratie zal je eerst moeten activeren voor alle objecten en bijbehorende units. In dit artikel lees je hoe de module activeert. Lees daarna dit artikel voor meer informatie over de verschillende opties en de inrichting. Met behulp van een QR-code of NFC tag registreren medewerkers hun aanwezigheid met de App; lees hier hoe je een QR-code voor de registratie inricht.

4.5 Werkprogramma

Het Werkprogramma biedt een gemakkelijke set-up van een digitaal werkprogramma. Het voordeel van het digitaliseren is dat er efficiënter wordt gewerkt en er makkelijker inzichten uit de registraties gehaald kunnen worden in tegenstelling tot het werken op papier. Lees in dit artikel alles over het inrichten van het Werkprogramma.

4.6 Bestanden

Wil je informatie voor medewerkers en eventueel ook klanten in Leviy beschikbaar stellen? Dit kun je in 'Bestanden' waar je allerlei typen bestanden kunt borgen; denk hierbij aan bijvoorbeeld werkinstructiekaarten, veiligheidsbladen, werkprogramma's etc. Hiervoor dien je eerst een 'Bestandscategorie' toe te voegen om vervolgens je bestanden in Leviy op te slaan. Hoe je een 'Bestandscategorie' aanmaakt, lees je in dit artikel. Lees vervolgens in dit artikel hoe je de bestanden aan Leviy toevoegt.

4.7 Formulieren

Wil je werken met 'Formulieren'? Vraag dan je klantmanager voor meer informatie.

Wil je dat er formulieren kunnen worden ingevuld? Volg dan de stappen in dit artikel om een formulier aan klant, object, units en rollen te koppelen.