Belangrijke informatie - Lukt het je niet om onderstaande stappen uit te voeren? Wellicht heb je niet de juiste rol of gebruikerstype. Neem contact op met de Applicatiebeheerder van jouw organisatie of klik hier om meer over rollen & gebruikerstypes te lezen.

Yes, er gaat een nieuw vakantiepark aan de slag met Leviy!

Dit stappenplan helpt je om de basis configuratie voor je nieuwe vakantiepark in Leviy aan te maken. Daarnaast lees je over de inrichting van kwaliteitsmeetinstrumenten, meldingen, bestanden, inrichting van schoonmaakstatussen en taken. Volg de onderstaande stappen om je nieuwe vakantiepark met Leviy te laten werken.

INHOUDSOPGAVE

• 1. Basis configuratie
  • 1.1 Klant, Object & Unit configureren
  • 1.2. Groep aanmaken
  • 1.3. Rollen
• 2. Inrichting Leisure
  • 2.1 Schoonmaakstatus
  • 2.2 Checklist 
  • 2.3 Meldingen & Inventaris
  • 2.4 Bestanden 
  • 2.5 Taakregistratie
  • 3. Gebruikers toevoegen
• Overige modules
  • Tijdsregistraties
  • Formulieren
  • DKS controle
  • MKS controle
  • RQMS controle

1. Basis configuratie

1.1 Klant, Object & Unit configureren

De basis configuratie in Leviy bestaat uit drie niveaus - Klanten, Objecten en Units.

1. Bij Klant voeg je de klantnaam en eventueel referentienummer toe, bijvoorbeeld: Luxury resorts
2. Bij Object voeg je de (verschillende) locatie(s) toe, bijvoorbeeld Luxury Resort Zandvoort & Luxury Resort Bloemendaal.
3. De Units worden bij een vakantiepark ingericht voor vakantiehuizen en algemene ruimten, zoals het restaurant. De unit categorie van een unit richt je in als type bungalow en het deel als het vakantiepark is ingedeeld in verschillende teams/zones.

In dit artikel lees je hoe je Klanten, Objecten & Units kunt toevoegen.

Let op - Om gebruik te maken van Leviy moeten Klant & Object altijd worden geconfigureerd. Gaat het niet om een keten, maar om één individueel vakantiepark? Dan vul je bij Klant & Object dezelfde naam in, bijvoorbeeld: Klant = Vakantiepark Bergen aan Zee & Object = Vakantiepark Bergen aan Zee

1.2. Groep aanmaken

Met behulp van een groep kun je in Leviy aangeven welke klanten, objecten en/of units een gebruiker mag zien. 

Voor een vakantiepark worden meerdere groepen ingericht;

1. Alle units - Bij deze groep koppel je de betreffende klant & object en alle units. Dit is voor alle medewerkers die het hele park mogen zien, bijvoorbeeld de Objectleider, Housekeeping Manager, Technische Dienst en de Receptie.
2. Geen units - Bij deze groep koppel je de betreffende klant & object en selecteer je geen units. Dit is voor alle schoonmaakmedewerkers. Zij zien standaard geen units, behalve als zij op de unitspagina aan een unit worden toegewezen.
3. Eventueel per zone - Bij deze groep koppel je de betreffende klant & object en selecteer je units per zone. Dit is voor de leidinggevende per zone, de zoneleiding.

In dit artikel lees je hoe je een groep kunt toevoegen.

1.3. Rollen

De rol van de gebruiker bepaalt welke rechten een gebruiker heeft. Zo heeft een Schoonmaakmedewerker andere rechten in Leviy, dan bijvoorbeeld de Zoneleiding; denk hier aan het schoonmaken van een bungalow versus het controleren van een bungalow. Vaak zijn rollen bij de start met Leviy al ingericht. Mocht je nieuwe of extra rollen nodig hebben, dan lees je in dit artikel hoe je deze rollen kunt beheren.

2. Inrichting Leisure

Om gebruik te maken van de Leisure oplossing maak je in ieder geval gebruik van de volgende modules: Schoonmaakstatus, Meldingen & Checklist. Dit wordt vaak gecombineerd met Taakregistratie en Bestanden. Hieronder vind je alle informatie om ermee aan de slag te gaan.

2.1 Schoonmaakstatus

De Schoonmaakstatus zul je eerst moeten activeren voor alle units van de desbetreffende objecten. In dit artikel lees je hoe je een module activeert. Verder zullen er labels moeten worden aangemaakt, zoals 2 Bedlinnen, Aankomst en Vertrek. Lees in dit artikel hoe je die kunt toevoegen. 

2.2 Checklist 

De Zoneleiding zal gebruik maken van een checklist om de schoonmaak te controleren en de status in Leviy te wijzigen.

Wil je een nieuwe checklist toevoegen en aan je klanten, objecten & units koppelen? Lees dan dit artikel. 

Wil je een bestaande checklist aanpassen? Lees dan hier verder.

Tip - Het is mogelijk om een statusvoorstel bij een checklist in te richten. Bij het verzenden van de checklist met geconstateerde aandachtspunten wordt er dan door Leviy voorgesteld om de status van de unit te wijzigen naar Vuil of juist naar Afgerond als er geen aandachtspunten zijn geconstateerd. Vraag je klantmanager dit voor de checklist te activeren. 

2.3 Meldingen & Inventaris

Meldingen kunnen op veel verschillende manieren worden ingezet in een vakantiepark. Bijvoorbeeld wil je een technische melding over een kapotte lamp in de bungalow maken of een gevonden voorwerp melden. Ook kun je Meldingen inzetten voor de (te vervangen) inventaris in een bungalow. Voor een vakantiepark maken we daarom vaak de volgende types aan: Technisch, Schoonmaak, Gevonden Voorwerpen & Inventaris (systeemnaam inventory).

• Lees in dit artikel hoe je de verschillende meldingstypes kunt aanmaken en hoe je deze aan de units van het object kunt koppelen. 
• Wanneer je het meldingstype Inventaris met de systeemnaam inventory aanmaakt, dan kun je gebruik maken van de inventarislijst. Lees in dit artikel hoe je vervolgens de items van de inventaris en betreffende aantallen toevoegt aan Leviy.

Tip - Het is mogelijk om voorkeuzelabels in meldingen toe te voegen, zodat er bijvoorbeeld bij het aanmaken van een technische melding op 'Lamp Kapot' kan worden geklikt. Vraag je klantmanager voor meer informatie.

2.4 Bestanden 

Met Bestanden kun je bijvoorbeeld de schoonmaker via een video instructies geven in de werkwijze van schoonmaken of met een foto de schoonmakers laten zien hoe de keukenkastjes standaard zijn ingedeeld.
Lees in dit artikel hoe je bestandscategorieën toevoegt en in dit artikel hoe je de bestanden toevoegt.

2.5 Taakregistratie

Naast de dagelijkse schoonmaakwerkzaamheden worden er in de bungalows ook periodieke schoonmaakwerkzaamheden uitgevoerd. Deze werkzaamheden kunnen in Leviy geregistreerd worden via de Taakregistratie als periodieke taken. Lees in dit artikel hoe je periodieke taken kunt configureren.

3. Gebruikers toevoegen

De laatste stap voordat je met Leviy aan de slag kunt is het toevoegen van de gebruikers. Lees in dit artikel hoe je dat doet.

Overige modules

Tijdsregistraties

Wordt er gebruik gemaakt van Tijdsregistratie? Volg dan de stappen in dit artikel om deze module te activeren en in dit artikel hoe je de Tijdsregistratie configureert.

Formulieren

Wil je dat er Formulieren kunnen worden ingevuld? Volg dan de stappen in dit artikel om een Formulier te koppelen.

DKS controle

Moet er een DKS controle worden gelopen? Lees dat in dit artikel hoe je een nieuwe DKS definitie aanmaakt.

Wil je een bestaande DKS controle koppelen aan een of meerdere nieuwe objecten? Lees dan hier hoe je een bestaande DKS definitie aanpast.

MKS controle

Moet er een MKS controle worden gelopen? Volg dan de stappen in dit artikel om een nieuwe MKS definitie aan te maken of deze te koppelen aan de gewenste klanten en/of objecten.

RQMS controle

Maakt deze klant gebruik van de RQMS controle? Vraag dan je klantmanager voor meer informatie.