Hoe maak ik een inventarislijst?

Belangrijke informatie
- Lukt het niet om onderstaande stappen uit te voeren? Wellicht heb je niet de juiste rol of gebruikerstype. Neem contact op met de Applicatiebeheerder van jouw organisatie of klik hier om meer over rollen & gebruikerstypes te lezen.
- De inventarislijst is zichtbaar in de app, wanneer je een meldingstype aanmaakt met de systeemnaam "inventory".

Binnen Leviy bestaat de mogelijkheid om inventarislijsten te maken. Inventarislijsten kunnen worden gebruikt om missende inventaris items eenvoudig te registreren. Om een inventarislijst toe te voegen dien je op organisatieniveau, objectniveau en op unitcategorie niveau een aantal stappen te doorlopen.

Navigeer vanuit hier naar de gewenste stappen:

• Organisatieniveau 
• Objectniveau 
• Unit categorie niveau
• Inventaris importeren

Organisatieniveau 

Alle inventaris items worden in Leviy genoteerd als elementen. Deze worden over het algemeen aangemaakt door een beheerder. 

Volg de onderstaande stappen om de elementen aan te maken:

1. Klik in de menubalk op Beheer en dan op Elementen

2. Klik rechtsboven op Toevoegenom een nieuw element toe te voegen

3. Vul bij Titel de titel in en kies voor de optie Te tellen 

4. Klik op Toevoegen

Het element is toegevoegd.

Objectniveau 

Volg de onderstaande stappen om de inventarislijst te configureren voor een object: 

1. Navigeer via de menubalk naar het gewenste Object

2. Klik op Configuratie rechtsboven

3. Klik op Inventaris en klik op Elementen toevoegen

Tip 
Door de elementen van boven naar beneden te schuiven kun je de verschillende elementen in de gewenste volgorde zetten, bijvoorbeeld alfabetische volgorde.

Unit categorie niveau

Volg de onderstaande stappen om de aantallen bij de inventarislijst toe te voegen:

1. Navigeer via de menubalk naar het gewenste Object
2. Klik op Unit categorieën in de lokale navigatie, klik vervolgens de gewenste unitcategorie aan.

3. Op het overzicht van de unitcategorie vind je het totaal aantal inventaris-elementen. Om Inventaris toe te voegen of te bewerken klik je verder op Inventaris.

4. De inventarislijst is nu zichtbaar, per element kan het aantal items worden ingevuld in de kolom "aantal".

Inventaris importeren

Volg de onderstaande stappen om door middel van een import om inventaris in Leviy aan te maken:

1. Klik in de menubalk op Beheer en dan op Importeren

2. Kies bij stap 1 voor Inventaris

3. Klik bij stap 2 op Template om deze te downloaden

4. Open de template en vul de volgende gegevens in

a. Kolom A: Vul het Object_id in. Dit nummer vind je in het Dashboard bij het betreffende object. Navigeer naar het object en zoek in de URL het ID nummer op, zie onderstaande printscreen.

b. Kolom B: Vul bij Unit category_id in. Deze vind je door in Leviy naar het desbetreffende unit categorie te gaan en in de URL het ID op te zoeken, zie onderstaande print screen

c. Kolom C:  Vul hier de titel van het inventaris item in, bijvoorbeeld Afwasborstel 

d. Kolom D: Vul hier het aantal in dat het inventaris item bij die unit categorie aanwezig zou moeten zijn

Let op
- Een lege cel bij kolom D kan niet worden geïmporteerd. Wanneer je hier 0 invult, dan zal het item in de app zichtbaar zijn met 0. 
- Het importbestand zal direct de volgorde opslaan. Het advies is daarom om eenmalig een unit categorie te importeren, waarbij je 0 invult bij de items die niet van toepassing zijn, om zo de gewenste volgorde op te slaan. Bij de unit categorie verwijder je vervolgens de 0 bij de verschillende items. Vervolgens kun je bij alle overige unit categorieën lege regels verwijderen en deze dan importeren.

5. Sla de template op met de gewenste naam 

Let op
Pas de dikgedrukte rij in de template NIET aan. Alleen met deze gegevens kan het bestand geïmporteerd worden. 

6. Ga terug naar het Dashboard

7. Upload nu bij stap 2 het net ingevulde en opgeslagen bestand

8. Klik op Volgende

Het importeren van de elementen  wordt gestart. Na afloop wordt aangegeven hoeveel regels er succesvol geïmporteerd zijn en of er eventueel regels zijn overgeslagen.

9. Klik op Doorgaan om de import te voltooien

Let op
Inventaris die reeds in het systeem staan, zullen niet worden overschreven door middel van een import. Wanneer je inventaris wilt wijzigen, dien je dit handmatig mogelijk.