Comment rédiger une liste d’inventaire?

Information importante
- N’arrivez-vous pas à effectuer les étapes ci-dessous ? Vous n'avez peut-être pas le bon rôle ou le bon type d'utilisateur. Contactez le gestionnaire d'application de votre organisation ou cliquez ici pour en savoir plus sur les rôles et les types d'utilisateurs.
- La liste d'inventaire est visible dans l'application lorsque vous créez un type de notification avec le nom de système « inventory ».

Leviy permet de créer des listes d'inventaire. Les listes d'inventaire peuvent être utilisées pour enregistrer facilement les articles d'inventaire manquants. Pour ajouter une liste d'inventaire, vous devez passer par un certain nombre d'étapes au niveau de l'organisation, au niveau de l'objet et au niveau de la catégorie d'unité.

Naviguez ici vers les étapes souhaitées:

• Niveau organisation
• Niveau objet
• Niveau catégorie d’unité
• Importer inventaire

Niveau organisation

Toutes les parties d'inventaire sont répertoriés dans Leviy en tant qu'éléments. Ceux-ci sont généralement créés par un administrateur. 

Suivez les étapes suivantes pour créer les éléments:

1. Cliquez dans la barre de menu sur Gestion, puis sur Eléments

2. Cliquez en haut à droite sur Ajouterpour ajouter un nouvel élément

3. Entrez le nom en-dessous de titre et choisissez l’option Dénombrable 

4. cliquez sur Ajouter

L’élément a été ajouté.

Niveau objet

Suivez les étapes ci-dessous pour configurer la liste d'inventaire pour un objet: 

1. Naviguez via la barre de menu vers l’Object souhaité

2. Cliquez en haut à droite sur Configuration 

3. Cliquez sur Inventaire et cliquez sur Ajouter éléments

Astuce
En faisant glisser les éléments de haut en bas vous pouvez mettre les différents éléments dans l'ordre souhaité, par exemple par ordre alphabétique.

Niveau catégorie d’unité

Suivez les étapes ci-dessous pour ajouter les quantités à la liste d'inventaire:

1. Naviguez via la barre de menu vers l’Object souhaité

2. Cliquez sur Catégories d'unités dans la navigation locale, puis cliquez sur la catégorie d'unités souhaitée.

3. Sur l'aperçu de la catégorie d'unité, vous trouverez le nombre total d'éléments d'inventaire. Pour ajouter ou modifier l'inventaire, cliquez sur Inventaire.

4. La liste d'inventaire s’affiche maintenant, le nombre d'articles par élément peut être entré dans la colonne "quantité".

Importer inventaire

Suivez les étapes ci-dessous pour créer un inventaire dans Leviy au moyen d'une importation:

1. Cliquez dans la barre de menu sur Gestion, puis sur Importer

2. Choisissez Inventaire

3. Puis sur Modèle pour le télécharger

4. Ouvrez le modèle et entrez les données suivantes

a. Colonne A: Object_id. vous retrouvez le ce numéro dans le tableau de bord auprès de l’objet concerné. Naviguez vers l'objet et recherchez le numéro d'identification dans l'URL, voir la capture d'écran ci-dessous.

b. Colonne B: Unit category_id. Vous le retrouvez en allant dans la catégorie d'unité appropriée et en recherchant l'ID dans l'URL, voir la capture d'écran ci-dessous

c. Colonne C:  Titre: entrez le nom de l’élément d’inventaire, p.ex. brosse vaisselle 

d. Colonne D: Entrez ici le nombre de l’élément d’inventaire dans cette catégorie d'unité

Attention
- Une cellule vide dans la colonne D ne peut pas être importée. Si vous entrez 0, l'élément s’affichera dans l'application avec 0. 
- Le fichier d'importation enregistrera immédiatement l’ordre. Il est donc conseillé d'importer une seule fois une catégorie d'unités, où vous entrez 0 pour les éléments qui ne sont pas d’application, afin d’enregistre l’ordre souhaitée. Au niveau de la catégorie d'unité, vous supprimez ensuite le 0 auprès des différents éléments. Vous pouvez ensuite supprimer les lignes vides de toutes les autres catégories d'unités, puis les importer.

5. Enregistrez le modèle en les donnant le nom souhaité

Attention
NE modifiez PAS la ligne en gras dans le modèle. Ce n'est qu'avec ces données que le fichier peut être importé.

6. retournez au tableau de bord

7. Uploadez dans la deuxième étape le fichier que vous venez de compléter et d’enregistrer

8. Cliquez sur Suivant

L'importation des eléments est démarrée. Ensuite, le système indique combien de lignes ont été importées avec succès et les lignes éventuellement sautées.

9. Cliquez sur Procéder pour terminer l’importation

 
Attention 
Les inventaires déjà repris dans le système ne seront pas écrasés par une importation. Si vous souhaitez modifier l'inventaire, vous devez le faire manuellement.