Comment configurer une liste de contrôle?

Information importante
N’arrivez-vous pas à effectuer les étapes ci-dessous ? Vous n'avez peut-être pas le bon rôle ou le bon type d'utilisateur. Contactez le gestionnaire d'application de votre organisation ou cliquez ici pour en savoir plus sur les rôles et les types d'utilisateurs.

La configuration d'une liste de contrôle comporte de nombreux paramètres facultatifs. Dans cet article, vous trouverez un plan d’étapes par sujet pour configurer ou modifier une liste de contrôle:

• Définition liste de vérification
• Liens
• Définitions de chiffres
• Catégories
• Sous-catégories
• Article

Définition liste de vérification

Suivez les étapes suivantes pour créer une définition de liste de contrôle:

1. Cliquez dans la barre de menu en haut sur Inpsections & Formulaires, puis sur Définitions liste de vérification

2. Choisissez la liste de contrôle qui doit être modifiée ou créez une nouvelle liste en cliquant sur Ajouter  

Il y a plusieurs options:

1. Méthodes de calcul

Un score final est affiché pour une liste de contrôle complétée. Ce score est calculé sur la base des scores des catégories. Indiquez si les scores des catégories doivent être additionnés ou si une moyenne doit être calculée.

a. Moyenne des scores des catégories: La moyenne des scores par catégorie est utilisée comme score final.

b. Total des scores des catégories : tous les scores sont additionnés.

2. Limite d'approbation

Lorsqu’une liste de contrôle est complétée, il est indiqué si le score final de la liste est suffisant/Insuffisant. La limite d'approbation est le score minimum pour évaluer une liste de contrôle comme suffisante.

3. Score le plus bas possible

Si le score passe en dessous de cette limite, le chiffre est arrondi vers le haut.

4. Score le plus élevé possible

Si le score dépasse cette limite, le chiffre est arrondi vers la bas.

5. Personnes présentes

Les participants peuvent être utilisés pour indiquer si le bouton d'achèvement doit être affiché dans l'application lors de la réalisation de cette vérification (Oui), si la présence doit être obligatoire (Obligatoire) ou si le bouton doit être masqué (Aucun).

6. Rôles

Indiquez le rôle qui peut effectuer la liste de contrôle.

Après avoir créé une liste de contrôle, vous pouvez définir les définitions de chiffres, les (sous-) catégories et les questions.

Liens

Ici, vous définissez sur quels clients, objets et/ou unités la liste de contrôle peut être exécutée. 

1. Ouvrez la définition de la liste de contrôle et cliquez dans le menu à gauche sur Liens

2. Indiquez pour quels clients, objets ou unités la liste de contrôle peut être effectuée.

a. Si vous choisissez ‘clients’, vous liez la liste de contrôle à un ou plusieurs clients.

b. Si vous choisissez ‘objets de clients’, vous pouvez facilement lier la liste de contrôle à tous les objets d'un ou plusieurs clients.

c. Si vous choisissez ‘objets’, vous liez la liste de contrôle à un ou plusieurs objets.

d. Si vous optez pour ‘unités d'objets’, vous pouvez facilement lier la liste de contrôle à toutes les unités d'un ou plusieurs objets.

e. Si vous choisissez ‘unités’, vous liez la liste de contrôle à une ou plusieurs unités.

3. Cliquez sur Sauvegarder

Définitions de chiffres

Les définitions de chiffres vous permettent de définir les réponses qui peuvent être choisies. Chaque sous-catégorie peut avoir un groupe de chiffres différent. Avec les définitions de chiffres, vous déterminez quelles réponses vont ensemble. Par exemple; Groupe A : « Bien », « Pas bien » et « Non applicable » et Groupe B : « Oui », « Non » et « Non applicable ».

Suivez les étapes ci-dessous pour configurer les définitions de chiffres:

1. Ouvrez la définition de la liste de contrôle et cliquez dans le menu à gauche sur Définitions des chiffres

2. Cliquez sur Ajouter définitions de chiffres

Entrez l’information suivante:

a. Titre: entrez le terme de la réponse que vous donnez. Par exemple : « Bien »

b. Groupe: entrez le groupe de réponses auquel appartient cette réponse. Tout ce que vous mettez dans le même groupe sera alors affiché comme différentes options de réponse à une question

c. Couleur: choisissez la couleur de la réponse (Par exemple, la couleur verte pour « Bien »)

d. Abréviation:  vous pouvez entrer 3 caractères qui seront affichés dans le questionnaire (Par exemple N/A pour 'Non Applicable') 

e. Si vous ne cochez pas ‘A un chiffre’, ceci ne sera pas inclus dans le calcul du score (Par exemple, sous « Non applicable »)

3. Cliquez sur Sauvegarder

Informations importantes
Si le titre comporte plus de 9 caractères, l'application affichera l'abréviation suivante

Après la création de la définition des chiffres, vous pouvez commencer avec la Catégorie.

Catégories

Les catégories peuvent être utilisées pour distinguer les questions par groupe. Vous pouvez également définir le facteur de pondération pour chaque catégorie, afin que les catégories importantes comptent plus dans le score final.

Suivez les étapes ci-dessous pour définir des catégories:

1. Ouvrez la définition de la liste de contrôle et cliquez sur Ajouter catégorie

2. Entrez l’information suivante:

a. Titre: entrez le nom de la catégorie

b. Choisissez la Méthode de calcul: indiquez si les scores des sous-catégories doivent être additionnés ou si une moyenne doit être calculée

c. Vous pouvez choisir une icône comme image

d. Entrez le score minimum pour la limite d'approbation pour marquer la catégorie comme suffisante

e. Entrez le score le plus bas possible. Si le score de la catégorie tombe en dessous de cette limite, le nombre est arrondi à ce score

f. Entrez le score le plus élevé possible. Si le score de la catégorie dépasse cette limite, le nombre est arrondi à ce score inférieur

g. Le facteur de pondération vous permet de définir la fréquence à laquelle cette catégorie compte dans le score final

3. Cliquez sur Ajouter

Après la création de la catégorie, vous pouvez commencer avec la sous-catégorie.

Sous-catégories

Avec des sous-catégories, vous pouvez subdiviser la catégorie, ici vous définissez également les questions et les réponses. 

Suivez les étapes ci-dessous pour configurer des sous-catégories:

1. Ouvrez la définition de la liste de contrôle et ouvrez la catégorie à laquelle vous souhaitez ajouter la sous-catégorie

2. Entrez l’information suivante:

a. Titre: entrez le nom de la catégorie.

b. Choisissez la Méthode de calcul: indiquez si les scores des sous-catégories doivent être additionnés ou si une moyenne doit être calculée.

c. Vous pouvez choisir une icône comme image

d. Définitions des chiffres standard: vous déterminez ici quel groupe de réponses s'applique et quelle réponse est affichée par défaut.

e Entrez le score minimum pour la limite d'approbation pour marquer la catégorie comme suffisante

f. Entrez le score le plus bas possible. Si le score de la catégorie tombe en dessous de cette limite, le nombre est arrondi à ce score

g. Entrez le score le plus élevé possible. Si le score de la catégorie dépasse cette limite, le nombre est arrondi à ce score inférieur

h. Le facteur de pondération vous permet de définir la fréquence à laquelle cette sous-catégorie compte dans le score final

4. Cliquez sur Ajouter

Après avoir créé la sous-catégorie, vous pouvez commencer à ajouter les questions.

Conseil
Lors de l'édition d'une sous-catégorie, une copie de la sous-catégorie concernée peut être faite pour faciliter et accélérer la création de plusieurs sous-catégories avec les mêmes valeurs.

Article

Suivez les étapes ci-dessous pour ajouter des questions

1. Ouvrez la définition de la liste de contrôle, la catégorie et la sous-catégorie auxquelles vous souhaitez ajouter les article

2. Entrez l’information suivante:

a. Titre: entrez la question à laquelle vous souhaitez avoir une réponse

b. Description: explication de la question, non obligatoire

Après avoir répondu aux questions, vous êtes prêt à créer la liste de contrôle. Les listes de contrôle apparaîtront dans l'application Leviy.