Hoe maak ik de planning in Geplande statussen?

Belangrijke informatie
Lukt het je niet om onderstaande stappen uit te voeren? Wellicht heb je niet de juiste rol of gebruikerstype. Neem contact op met de Applicatiebeheerder van jouw organisatie of klik hier om meer over rollen & gebruikerstypes te lezen.

Met Leviy is het mogelijk om een unit een schoonmaakstatus (Vuil, Te Controleren, Afgerond en Vrijgegeven) te geven. Met deze module kun je de schoonmaakprocessen in bijvoorbeeld een vakantiepark, een ziekenhuis of een kantoor optimaliseren. Deze statussen kunnen worden geïmporteerd in Leviy en worden daarna toegewezen aan een schoonmaker en/of controleur.

In dit artikel vind je een stappenplan om de planning voor Schoonmaakstatussen te maken:

• Navigeer naar Geplande Statussen
• Planning importeren
• Toewijzen van medewerkers
• Converteren

Navigeer naar Geplande Statussen

1. Navigeer via de menubalk naar het gewenste Object

2. Klik links in de lokale navigatie op Geplande statussen

Planning importeren

3. Klik rechtsboven op Importeren 

4. Klik op Selecteren en selecteer het CSV bestand dat je wilt importeren.

Zorg er voor dat het CSV bestand in de eerste rij de volgende titels bevat:

5. Klik op Importeren

6. Zodra de planning is geïmporteerd, zal er worden aangegeven hoeveel statussen er zijn geïmporteerd.

a. Conflicten: Is de planning voor deze dag al eerder geconverteerd en zijn er statussen gewijzigd? Leviy geeft deze wijzigingen als conflicten weer. 

- Wanneer je op Sla alle voorstellen op klikt, worden alle getoonde conflicten doorgevoerd. 

- Wanneer je op Alle conflicten negeren klikt, dan zal de oude planning van toepassing blijven. 

- Accepteer of negeer enkele conflicten individueel door in de regel op Opslaan of Negeren te klikken, om daarna alle overige in één keer op te slaan of te negeren.

7. Klik op Doorgaan
De volledige lijst van geïmporteerde regels wordt getoond, waarna de units kunnen worden toegewezen aan medewerkers.

Tip
Het is ook mogelijk om direct de toegewezen schoonmaker mee te nemen in de import. Voeg een extra kolom toe met de titel 'cleaner' en vul per regel het medewerkernummer in. Dit nummer is te bewerken in het medewerkerprofiel, klik hier om te lezen hoe je dit kunt doen.

Toewijzen van medewerkers

De volgende stap is het toewijzen van de schoonmakers aan de verschillende units.

8. Selecteer eventueel filters die van toepassing zijn

a. Filter op Niet toegewezen

Selecteer je hier Schoonmaker, dan worden units getoond, die nog niet zijn toegewezen aan een schoonmaker

b. Filter op Delen

Zijn de units opgedeeld in Delen, bijvoorbeeld Team/Etage/Zone, dan kun je met behulp van deze filter de units tonen van één of meerdere delen

c. Filter op Schoonmaakstatus

Selecteer je hier Vuil, dan worden alleen de units getoond met de status Vuil

9. Selecteer de regel(s) met unit(s), waaraan de medewerker moeten worden toegewezen

10. Klik op de knop Toewijzen

11. Selecteer de schoonmaker door de naam te typen of deze in de dropdown te selecteren

12. Klik op Opslaan

Tip
Als je wilt dat de units gecontroleerd worden, dan kun je op bovenstaande manier ook een controleur aan de units toewijzen. Volg de stappen, alleen kies in beide schermen bij stap 3 het veld Controleur in plaats van Schoonmaker.

Converteren

In Geplande statussen is het mogelijk om een planning te importeren voor de toekomst. Op de dag zelf zullen deze statussen moeten worden geconverteerd naar Unit pagina, zodat het beschikbaar is in de App.

13. Klik op de knop Converteren

14. Klik op Ja of Nee

a. Ja: De schoonmaakstatus van alle units op de unit pagina wordt eerst gewijzigd naar Geen Status, voordat de planning wordt geconverteerd

b. Nee: De statussen op de unit pagina worden niet gewijzigd alvorens er wordt geconverteerd

Er wordt een bericht getoond dat de Conversie geslaagd is.

Tip
Wil je op een vast moment automatisch de statussen laten converteren? Klik dan hier.