Hoe pas ik een bestaande DKS definitie aan?

Belangrijke informatie
Lukt het je niet om onderstaande stappen uit te voeren? Wellicht heb je niet de juiste rol of gebruikerstype. Neem contact op met de Applicatiebeheerder van jouw organisatie of klik hier om meer over rollen & gebruikerstypes te lezen.

Na verloop van tijd kan het een en ander wijzigen binnen je organisatie, waardoor een aanpassing in een DKS definitie gewenst is of een DKS definitie beschikbaar gemaakt moet worden bij een nieuw Object. In dit artikel vind je per onderwerp een stappenplan om deze gegevens te wijzigen. 

Wijzigingen die doorgevoerd kunnen worden zijn:

• Een DKS definitie koppelen aan een nieuw Object
• Een nieuwe ruimtesoort toevoegen
• Een nieuw element toevoegen
• De bevindingen aanpassen
• Opvolgingen toevoegen

Let op
Wanneer je veranderingen doorvoert in de DKS definitie moet een gebruiker eerst synchroniseren om de veranderingen zichtbaar te krijgen in de App. 

Een DKS definitie koppelen aan een nieuw object

Voordat een DKS uitgevoerd kan worden voor een nieuw object, dient de DKS definitie eerst gekoppeld te worden. Volg de onderstaande stappen om een DKS definitie te koppelen aan een nieuw object:

1. Klik in de menubalk op Controles & Formulieren en klik vervolgens op DKS definities

2. Klik op de titel van de DKS definitie welke je wilt koppelen aan een nieuw object

3. Klik rechtsboven op Bewerken

4. Koppel aan de juiste Objecten

a. Kies je voor objecten van klanten, dan koppel je de DKS aan alle objecten van de geselecteerde klanten

b. Kies je voor objecten, dan koppel je de DKS aan losse objecten

5. Klik op Opslaan

Tip
Het is niet gebruikelijk, maar een DKS kan ook uitgevoerd worden voor een unit. Kies voor units van objecten om een DKS te koppelen aan alle units van de geselecteerde objecten of voor Units om deze te koppelen aan losse units.

Een nieuwe ruimtesoort toevoegen

Als de standaard ruimtesoorten, Verkeer, Sanitair, Bureaukamer en Leslokaal, niet bruikbaar zijn voor jouw organisatie, kunnen deze worden aangepast. In dit geval kun je één of meerdere ruimtesoorten te configureren in jouw organisatie en deze toe te voegen aan een DKS definitie. 

Volg de onderstaande stappen om een nieuwe ruimtesoort toe te voegen aan een DKS definitie:

1. Klik in de menubalk op Beheer en klik vervolgens op Ruimtesoorten

2. Klik rechtsboven op Toevoegen

3. Vul de volgende informatie in:

a. Bij Titel vul je de titel van de nieuwe ruimtesoort in

b. Bij Ruimte categorie nummer kan als aanvullend kenmerk een getal ingevuld worden (dit is niet verplicht)

4. Klik op Toevoegen

5. Klik in de menubalk op Controles & Formulieren en klik vervolgens op DKS definities

6. Klik op de titel van de DKS definitie waar je het reeds aangemaakte ruimtesoort wilt toevoegen

7. Klik in de lokale navigatie op Ruimtesoorten

8. Klik rechtsboven op Toevoegen

9. Selecteer bij Ruimtesoort in het dropdown menu de reeds aangemaakte ruimtesoort

10. Selecteer bij Elementen de elementen die van toepassing zijn op de nieuwe ruimtesoort

11. Klik op Opslaan

Een nieuw element toevoegen

Indien er veranderingen zijn aan de inrichting van ruimten waarvoor een DKS definitie wordt gebruikt, is het belangrijk om deze veranderingen ook toe te passen in de DKS definitie. 

Volg de onderstaande stappen om een nieuw element toe te voegen aan een DKS definitie:

1. Klik in de menubalk op Controles & Formulieren en klik vervolgens op DKS definities

2. Klik op de titel van de DKS definitie waarvoor je een element wilt toevoegen

3. Klik in de lokale navigatie op Elementen

4. Klik rechtsboven op Toevoegen

5. Bij Titel vul je de titel van het nieuwe element in

6. Klik op Toevoegen

7. Klik op de titel van het element 

8. Klik rechtsboven op Bewerken

9. Vink de Ruimtesoorten waar dit element in beschikbaar moet worden gesteld aan

10. Klik op Opslaan 

Tip
Heb je meerdere elementen toegevoegd? Via ruimtesoorten kun je deze sneller koppelen. Klik in dan nadat je op de titel van de DKS definitie hebt geklikt in de lokale navigatie op Ruimtesoorten en koppel via Bewerkende elementen aan de geselecteerde ruimtesoort.

De bevindingen aanpassen

Bij een standaard DKS zijn er standaard bevindingen gekoppeld. Deze bevindingen gaan over de volgende onderdelen: Werkkast, Werkkar, Werkkleding, Kleurcodering en het Logboek. Het is mogelijk om deze standaard bevindingen te vervangen door maatwerk bevindingen. 

Volg de onderstaande stappen om standaard bevindingen te vervangen voor maatwerk bevindingen:

1. Klik in de menubalk op Controles & Formulieren en klik vervolgens op DKS definities

2. Klik op de titel van de DKS definitie waarvoor je de bevindingen wilt aanpassen

3. Klik in de lokale navigatie op Bevindingen

4. Noteer bij Bevinding de vraag die je zou willen stellen

5. Selecteer bij Antwoord type het type antwoord wat past bij de opgegeven bevinding

6. Klik op Opslaan

Let op
- Je kan minimaal één tot maximaal vijf bevindingen opstellen, waarbij je keuze hebt uit twee antwoordtypen: Ja / Nee of Goed / Gemiddeld / Slecht
- De standaard bevindingen worden vervangen door de nieuw ingevoerde bevinding(en). Zodra jij dus een nieuwe bevinding hebt opgeslagen zijn de standaard bevindingen verwijderd.

Opvolgingen toevoegen

Het is mogelijk om een DKS controle uit te breiden met opvolgingen. Door opvolgingen in te stellen is de controleur in staat om aan het eind van de DKS een conclusie vast te leggen in het DKS rapport. In het Dashboard kunnen vaste opvolgingen geconfigureerd worden die een controleur kan aanvinken tijdens het invullen van de DKS in de App. Ook heeft de controleur in de App de gelegenheid zelf een opvolging te noteren. 

Volg de onderstaande stappen om opvolgingen te configureren:

1. Klik in de menubalk op Controles & Formulieren en klik vervolgens op DKS definities

2. Klik op de titel van de DKS definitie waarvoor je de opvolgingen wilt toevoegen

3. Klik in de lokale navigatie op Opvolgingen

4. Klik rechtsboven op Toevoegen

5. Voer in het invoerveld de gewenste opvolging in

6. Klik op Opslaan