Wie erstelle ich eine Checklistendefinition?

Wichtige Information
Sind Sie nicht in der Lage, die folgenden Schritte durchzuführen? Vielleicht haben Sie nicht die richtige Rolle oder den richtigen Benutzertyp. Bitte wenden Sie sich an den Administrator Ihrer Organisation oder klicken Sie hier, um mehr über Rollen & Benutzertypen zu erfahren.

Bei der Konfiguration einer Checkliste stehen Ihnen viele Einstellungen zur Verfügung. In diesem Artikel wird schrittweise beschrieben wie Sie die Konfiguration einer neuen Checkliste durchführen oder Änderungen an einer bereits bestehenden Checkliste vornehmen können. Beides wird Ihnen in den nachfolgenden Themen erklärt: 

• Checklistendefinition
• Links
• Bewertungsdefinitionen
• Kategorien
• Unterkategorien
• Artikel

Checklistendefinition

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Checkliste zu erstellen:

1. Klicken Sie oben in der Menüleiste auf Audits & Formulare und dann auf Checklistendefinitionen 

2. Klicken Sie auf HinzufügenODER 

3. Wählen Sie eine bereits bestehende Checkliste in der Übersicht aus, die Sie ändern möchten. 

Eine Checkliste bietet Ihnen die nachfolgenden Optionen bei der Einrichtung:

1. Berechnungsmethoden

Für jede ausgefüllte Checkliste wird ein Endergebnis berechnet, welches auf den Ergebnissen der Kategorien basiert. Geben Sie an, ob die Werte der Kategorien summiert werden sollen oder ob ein Durchschnitt berechnet werden soll.

Durchschnitt der Kategoriewerte: Der Durchschnitt der Punktzahlen pro Kategorie wird als Endpunktzahl verwendet.

Summe der Kategoriewerte: Alle Punktzahlen werden addiert.

2. Genehmigungsgrenze

Eine ausgefüllte Checkliste zeigt an, ob die Endpunktzahl der Checkliste Ausreichend oder Ungenügend ist. Die Genehmigungsgrenze ist die Mindestpunktzahl, um eine Checkliste als ausreichend abzuschließen.

3.Niedrigste mögliche Punktzahl

Wenn die Punktzahl unter dieser Grenze liegt, wird die Zahl auf diese Punktzahl aufgerundet.

4. Höchste mögliche Punktzahl

Wenn die Zahl diesen Grenzwert überschreitet, wird die Zahl auf diesen Punktwert abgerundet.

5. Teilnehmer
Bei Teilnehmern kann angegeben werden, ob die Schaltfläche Fertigstellung in der App beim Ausfüllen dieser Prüfung angezeigt werden muss (Ja), Teilnehmer ausgefüllt werden müssen ( Erforderlich) oder die Schaltfläche ausgeblendet werden soll (Keine).

6. Rollen

Geben Sie an, welche Rolle Zugriff auf diese Checkliste haben soll.

Zwei weitere Einstellungsmöglichkeiten sind:

1. Unterkategorien in App und Berichten ausblenden

Wenn eine Checkliste in der App läuft, werden die Unterkategorien nicht angezeigt, sondern alles fällt unter die Hauptkategorie, die auch in den Berichten der abgeschlossenen Checklisten ausgeblendet wird.

2. Legende im PDF ausblenden

Im Bericht der ausgefüllten Checkliste werden die Notendefinitionen und Punktzahlen nicht in eine Legende eingetragen.

Sobald Sie eine Checkliste erstellt haben, können Sie die numerischen Definitionen, (Unter-)Kategorien und Fragen festlegen.

Links

Hier legen Sie fest, für welche Kunden, Objekte und/oder Einheiten die Checkliste ausgeführt werden kann. 

1. Öffnen Sie die Checklistendefinition und klicken Sie im linken Menü auf Links.
2. Geben Sie an, bei welchen Kunden, Objekten oder Einheiten die Checkliste ausgeführt werden kann.

a. Wenn Sie Kunden wählen, verknüpfen Sie die Checkliste mit einem oder mehreren Kunden.
b. Wenn Sie Kundenobjekte wählen, verknüpfen Sie die Checkliste mit allen Objekten eines oder mehrerer Kunden.
c. Wenn Sie Objekte wählen, verknüpfen Sie die Checkliste mit einem oder mehreren Objekten.
d. Wenn Sie Objektbereiche wählen, verknüpfen Sie die Checkliste mit allen Einheiten von einem oder mehreren Objekten.

e. Wenn Sie Einheiten wählen, verknüpfen Sie die Checkliste mit einer oder mehreren Einheiten.

3. Klicken Sie auf Speichern

Bewertungsdefinitionen

In den Bewertungsdefinitionen legen Sie fest, welche Antworten gewählt werden können. Jede Unterkategorie kann eine andere Bewertungsgruppe haben. Mit den Bewertungsdefinitionen legen Sie fest, welche Antworten zusammengehören. Zum Beispiel; Gruppe A: 'Gut', 'Nicht gut' und 'Nicht zutreffend' und Gruppe B: 'Ja', 'Nein' und 'Nicht zutreffend'.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Bewertungsdefinitionen festzulegen:

1. Öffnen Sie die Checklistendefinition und klicken Sie im linken Menü auf Bewertungsdefinition.
2. Klicken Sie auf Bewertungsdefinition hinzufügen und geben Sie die folgenden Informationen ein:

a. Bei Titel geben Sie den Begriff der Antwort ein. Zum Beispiel: "Gut"
b. Bei Gruppe geben Sie an, zu welcher Antwortgruppe diese Antwort gehört. Alles, was Sie in dieselbe Gruppe eintragen, wird dann als unterschiedliche Antwortmöglichkeiten für eine Frage angezeigt
c. Unter Farbe wählen Sie die Farbe der Antwort (z. B. die grüne Farbe für 'Gut')
d. Bei Abkürzung können Sie 3 Zeichen eintragen, die im Fragebogen angezeigt werden (z.B. N/V für 'Nicht verfügbar')
e. Wenn Sie bewertet, nicht ankreuzen, wird sie nicht in die Berechnung der Punktzahl einbezogen (z.B. unter 'Nicht zutreffend')

3. Klicken Sie auf Speichern

Wichtige Informationen
Wenn der Titel länger als 9 Zeichen ist, zeigt die Anwendung die Abkürzung

Nachdem Sie die Bewertungsdefinitionen erstellt haben, können Sie die Kategorie erstellen.

Kategorien

Kategorien können verwendet werden, um zwischen Fragen pro Gruppe zu unterscheiden. Für jede Kategorie können Sie auch den Gewichtungsfaktor einstellen, so dass wichtige Kategorien in der Endbewertung stärker zählen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Kategorien festzulegen:

1. Öffnen Sie die Checklistendefinition und klicken Sie auf Kategorie hinzufügen
2. Füllen Sie die folgenden Informationen aus:

a. Geben Sie bei Titel den Namen der Kategorie ein
b. Wählen Sie die Berechnungsmethode: Geben Sie an, ob die Punktzahlen der Unterkategorien addiert oder ein Durchschnitt berechnet werden soll
c. Bei Symbol können Sie ein Bild hinzufügen
d. Geben Sie unter Niedrigste Bewertung die Mindestpunktzahl ein, um die Kategorie als ausreichend zu betrachten
e. Füllen Sie die niedrigstmögliche Punktzahl aus. Wenn die Punktzahl der Kategorie unter dieser Grenze liegt, wird die Zahl auf diese Punktzahl aufgerundet
f. Geben Sie die höchstmögliche Punktzahl ein. Liegt die Punktzahl der Kategorie über dieser Grenze, wird die Zahl auf diese Punktzahl abgerundet
g. Mit dem Gewichtungsfaktor können Sie einstellen, wie stark diese Kategorie in die Endbewertung eingeht

3. Klicken Sie auf Hinzufügen

Nachdem Sie die Kategorie erstellt haben, können Sie die Unterkategorie erstellen.

Unterkategorien

Mit Unterkategorien können Sie die Kategorie weiter unterteilen, hier legen Sie auch die Fragen und Antworten fest.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Unterkategorien einzurichten:

1. Öffnen Sie die Checklistendefinition und dort die Kategorie, in der Sie die Unterkategorie hinzufügen möchten.
2. Füllen Sie die folgenden Informationen aus:

a. Geben Sie bei Titel den Namen der Kategorie ein.
b. Wählen Sie die Berechnungsmethode: Geben Sie an, ob die Punktzahlen der Elemente addiert werden sollen oder ob ein Durchschnitt berechnet werden soll.
c. Bei Symbol können Sie ein Bild hinzufügen
d. Mit Voreingestellte Bewertung legen Sie die Antwortgruppe fest und welche Antwort standardmäßig angezeigt wird
e. Geben Sie unter Niedrigste Bewertung die Mindestpunktzahl ein, um die Kategorie als ausreichend zu betrachten
f. Füllen Sie die niedrigstmögliche Punktzahl aus. Wenn die Punktzahl der Kategorie unter dieser Grenze liegt, wird die Zahl auf diese Punktzahl aufgerundet
g. Geben Sie die höchstmögliche Punktzahl ein. Liegt die Punktzahl der Kategorie über dieser Grenze, wird die Zahl auf diese Punktzahl abgerundet
h. Mit dem Gewichtungsfaktor können Sie einstellen, wie stark diese Kategorie in die Endbewertung eingeht

3. Klicken Sie auf Hinzufügen

Nachdem Sie die Unterkategorie erstellt haben, können Sie beginnen, die Fragen (Artikel) zu erstellen.

Tipp
Bei der Bearbeitung einer Unterkategorie kann eine Kopie der betreffenden Unterkategorie erstellt werden, um das Erstellen mehrerer Unterkategorien mit denselben Werten zu erleichtern und zu beschleunigen.

Artikel

Um Fragen, auch Artikel genannt, hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor

1. Öffnen Sie die Checklistendefinition, die Kategorie und die Unterkategorie, zu der Sie die Elemente hinzufügen möchten.
2. Füllen Sie die folgenden Informationen aus:

a. Bei Titel geben Sie die Frage ein, die Sie beantwortet haben möchten
b. Bei Beschreibung können Sie optional die Frage erläutern

Nach dem Ausfüllen der Fragen haben Sie die Erstellung der Checkliste abgeschlossen. Die Checklisten werden in der Leviy-App angezeigt.