Release Notes ✍️ - Edition #6 2023

Het is onze missie om jouw werkdag te verbeteren. Om dit voor elkaar te krijgen, zijn we continu bezig met nieuwe ontwikkelingen zodat jij steeds efficiënter kan werken maar bovenal plezier hebt in wat je doet! 

Hieronder vind je een overzicht van alle verbeteringen die te vinden zijn in de nieuwste releases van 20 juli 2023. Heb je feedback of wensen? Laat het ons hier weten en wie weet vertalen we binnenkort jouw feedback naar een mooie verbetering!

De komende maanden werken we naar frequentere releases van ons platform. Dit geldt voor zowel de App als de Webapplicatie. Dit is ingegeven door de wens vanuit onze klanten om nieuwe mogelijkheden snel naar de eindgebruikers te kunnen krijgen, alsmede nieuwe technische mogelijkheden die dit ondersteunen. In lijn met deze aanpassing zal ook de methodiek voor de release notes worden aangepast: we zullen de vernieuwingen voortaan in een maandelijkse frequentie communiceren.

DKS

Het Dagelijks Controle Systeem wordt bij veel schoonmaakbedrijven ingezet door de gebouwleiding om snel en eenvoudig inzicht te krijgen in de kwaliteit van het schoonmaakonderhoud. We hebben een kleine wijziging doorgevoerd:

• Selectie scherm definities verbeterd - Van een DKS kunnen meerdere zogeheten 'DKS definities' worden ingezet. In zo'n definitie worden de van toepassing zijnde ruimten en elementen bepaald. Op de werkvloer kan de juiste definitie worden gekozen, eventueel ook in de situatie dat de DKS controle gepland is. Het scherm waarin deze keuze gemaakt kan worden week af van diverse andere schermen, en dat hebben we aangepast, zodat het consistent en eenvoudig in het gebruik is.

RQMS

Steeds meer klanten doen ervaring op met ons meetsysteem conform BS EN 13549:2001. Naar aanleiding van de ontvangen feedback zijn er een aantal aanpassingen doorgevoerd:

• Terug knop - Op Android apparaten is een terugknop beschikbaar, en deze had in de RQMS controle op sommige schermen een onverwachte effect. Dit is opgelost.
• Opmerking veld bij fouten - Bij het registreren van een fout kan nu naast de foto, ook met een tekstuele opmerking de fout worden toegelicht. Deze opmerking komt uiteraard ook terug in de PDF rapportage.

Checklisten

Met een checklist valt van alles volgens eigen model, structuur, regels en berekeningen te controleren. Er komen twee mooie wijzigingen aan:  

• Titel op PDF rapportage - De op de PDF getoonde de titel van de rapportage werd soms afgekort omdat deze niet paste. We hebben iets geschaafd aan de logica van afkorten en de lettergrootte zodat deze nu vrijwel altijd in het geheel kan worden weergegeven.
• Handtekening vergeten! - Tijdens het uitvoeren van de checklist kunnen de daarbij aanwezige personen worden opgegeven. Ook het zetten van een handtekening is mogelijk. Verschillende klanten ervaarden dat de handtekening wel eens wordt vergeten. We hebben daarom (voorafgaand aan de verzending) een waarschuwing toegevoegd om dit te voorkomen.

Werkprogramma's

Met onze nieuwste functionaliteiten wordt het overstappen op volledige digitale communicatie en registratie van werkprogramma's mogelijk. Til je algehele dienstverlening hiermee naar een hoger niveau! Een aantal van de actuele toevoegingen:

• Reden van 'niet uitvoeren' van taken vastleggen - Belt de klant op waarom de schoonmaak niet is uitgevoerd? In schoonmaak module, onder Inzichten zie je direct de reden terug waarom een schoonmaker dit niet kon uitvoeren. Hierdoor kun je snel schakelen met de klant zonder op de vloer aanwezig te hoeven zijn. Daarnaast dient deze informatie als gespreksstof om mogelijke blokkades op het schoonmaak proces op te sporen en op te lossen.
• Naam van schoonmaker - Benieuwd welke schoonmaker een taak heeft uitgevoerd of geannuleerd. De naam van de schoonmaker is gemakkelijk terug te vinden. Zo weet je direct wie waaraan gewerkt heeft en kun je aansturen waar nodig.
• Overzicht en details beschikbaar in analyses - Er zijn tal van zaken aangepast in de Inzichten pagina's van de schoonmaak module. Je kan van een object nu verschillend dwarsdoorsnede krijgen. Wie, wanneer, waar en waarom is het werkprogramma volgens plan uitgevoerd, en waarom ook niet? 
• Eenvoudig overzien en afhandelen van taken - Meerdere taken, verschillende termijnen en frequenties, details, een totaalbeeld, regulier werk en periodieken... er is veel te communiceren naar een schoonmaker. We hebben een aantal optimalisaties uitgevoerd aan de weergave en invoermogelijkheden in de App voor de schoonmaker.
• Nieuwe frequenties - De komende tijd worden er uitbreidingen vrijgegeven van het configuratie scherm van het werkprogramma's. Beter overzicht, meer gemak bij inrichten en nieuwe frequenties zullen beschikbaar komen.
• Unit nummer zichtbaar - Het unit nummer wordt nu altijd weergegeven in de lijst in de App. Dit nummer hoeft daarom niet meer opgenomen te worden in de titel van een unit. Ook bij de historische inzichten wordt nu het nummer getoond.

Werkbonnen en taken

De werkbonnen module werkt in combinatie met een ticket of ERP systeem en is primair bedoeld om werkzaamheden te plannen, toe te wijzen en de uitvoering via de App te registreren. Naar aanleiding van feedback hebben we een aantal aanpassingen doorgevoerd:

• Weergave werkbon nummer - Het nummer van de werkbon wordt veel gebruikt in de afstemming en communicatie vanuit de backoffice en de werkvloer. Om dit te ondersteunen wordt het nummer van de werkbon nu ook bij de onderliggende taken weergegeven.
• 'Aan mij toegewezen' standaard ingeschakeld - Deze filter optie wordt standaard ingeschakeld, omdat we constateerden dat dit veelal de gewenste instelling is. De filter optie is ook weer uit te schakelen.
• Werkbonnen knop - Op het hoofdscherm wordt de knop 'Werkbonnen' weergegeven. De primaire functie is het ondertekenen van de bon door schoonmaakbedrijf en de klant. Voor schoonmakers is deze knop minder belangrijk en daarom is hij voortaan alleen zichtbaar voor gebruikers die minimaal het gebruikerstype Controleur hebben.

Units & Schoonmaakstatus

De bestaande unit lijst vervangt binnenkort voor alle gebruikers de oude lijst. Met diverse klanten hebben we dit uitvoerig getest om zeker te weten dat de nodige functionaliteiten aanwezig zijn voor de diversiteit aan gebruikers en scenario's. In de nieuwe opzet komen tal van nieuwe filters beschikbaar, heeft alles een fris uiterlijk en werkt alles ook vlot bij zeer grote gebouwen. Het wijzigen van een status via een swipe actie komt te vervallen en wordt vervangen door een dialoogscherm, waarin ook andere aspecten van de schoonmaakstatus, zoals de opmerking en labels aangepast kunnen worden. De weergave kan bovendien gegroepeerd worden per schoonmaker, en er is ook een speciale weergave gericht op periodieke taken!

• Toegewezen schoonmakers zichtbaar in lijst - De toegewezen schoonmakers aan de unit worden nu weergegeven in de lijst. Zo kan zonder door te hoeven klikken direct worden ingezien welke personen de unit op hun persoonlijke todo lijst hebben staan, maar ook de nog niet toegewezen units zijn inzichtelijk.
• Opmerkingen doorzoeken - De zoekfunctie matched nu ook op teksten die in de opmerking (onderdeel van de schoonmaakstatus) bij de unit voorkomen.