Zoals in het artikel over de verwerking van de wisseldag staat beschreven, is hiervoor een zogenaamd importbestand nodig. Immers, in dat bestand staan de gegevens over de Units, de Labels en Schoonmaak status en eigenlijk alle overige informatie die van belang is voor het plannen van de schoonmaak in LEVIY.


Aan de hand van onderstaand stappenplan kan er voor gezorgd worden, dat alle cruciale informatie vanuit een reserveringssysteem via Geplande Statussen uiteindelijk als planning voor de Wissel in LEVIY komt te staan. Dit artikel gaat er van uit, dat u voor het genereren van een importbestand gebruik maakt van de zogenaamde Excel Tool.


Stappen buiten LEVIY om


1. Maak op de PC in de “Documenten”-map een map aan die “Planningen” heet. In die map maakt u vervolgens weer een map aan die “Export” heet.

2. Plaats in de map Planningen de tool “Template.xlsm” Let op: wanneer het bestand in een andere map wordt geplaatst, dan kan dit de werking beïnvloeden.

3. Open de tool en ga naar het tabblad “Lijst”. Kies voor “Inhoud inschakelen”, wanneer Excel bovenin een Beveiligingswaarschuwing aangeeft.

4. Indien van toepassing, verwijder alle data die in dit tabblad staat (Toets CTRL+A en vervolgens Delete)

5. Ga naar het tabblad “Export” en verwijder ook hier alle gegevens. (Wanneer de tool 2 tabbladen "Export" bevat, verwijder dan in elk van deze tabbladen de data). 


De tool is nu klaar voor het verwerken van een nieuwe Statuslijst (In/uit lijst)


6. Ga naar de nieuwe Statuslijst en open het bestand. Controleer of de datum achter het veld “In/Uit lijst” overeenkomt met de datum van de aankomende wisseldag en pas deze indien nodig aan. Selecteer met CTRL+A alle gegevens en kopieer deze. 

7. Ga nu in de tool naar het leeg gemaakte tabblad “Lijst” en plak met CTRL+V de zojuist gekopieerde gegevens. Let op: zorg ervoor, dat de datum in kolom U (ofwel kolomnummer 22) staat.


Nu de In/Uit gegevens in de tool zijn gezet, kan de daadwerkelijke exportlijst worden gegenereerd. Deze wordt later gebruikt om LEVIY van informatie te voorzien.


LET OP: De In/Uit lijst heeft een IN deel en een UIT deel. Deze “blokken” hebben een beginkolom en een eindkolom. “IN” begint bijvoorbeeld bij kolom 13 en eindigt bij 37 en “UIT” start bij 40 en stopt bij 45. Controleer op het tabblad Variables altijd of deze nummers kloppen met de In/Uit lijst, omdat er anders dubbele labels bij de Units kunnen komen te staan.


8. Ga in de tool naar het tabblad “Menu” en druk op de groene knop “Create export file”. Aan de hand van deze knop vertaalt de tool de statuslijst naar een opmaak die nodig is voor LEVIY en plaatst deze gegevens in het tabblad(en) “Export”.


Indien er twee tabbladen voor export zijn, dan genereert de tool een export voor de Unit Statussen en een export voor Taken (Meldingen).


9. Druk de rode “Create CSV file”-knop, zodra de eerste pop-up verdwenen is. Ook nu verschijnt er een pop-up en maakt de tool een of meerdere exportbestanden aan, die automatisch geplaatst worden in de “Export”-map die in stap 1 van deze handleiding is aangemaakt.



Stappen binnen LEVIY


De handelingen die vervolgens in LEVIY uitgevoerd moeten worden, staan beschreven in het artikel Hoe verwerk ik een nieuwe wisseldag in LEVIY? Hiermee zorgt u er voor, dat de bezettingsinformatie in LEVIY gepland kan worden en leidt tot taken voor de medewerkers,